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Im Abwesenheitskalender erhalten Sie eine Jahresübersicht über alle Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter. Als Personaladministrator können Sie in dieser Ansicht Abwesenheiten freigeben, bearbeiten oder löschen. 

Wenn Sie die Abwesenheiten im Startmenü aufgerufen haben, finden Sie darunter verschiedene Unterordner. Einer von ihnen trägt den Titel Kalender. Mit einem Klick öffnen Sie den Ordner.

Das Fenster, das sich daraufhin öffnet, enthält eine Liste aller Mitarbeiter.

Abb.: Ansicht des Abwesenheitskalenders


Damit Abwesenheiten angezeigt werden können, muss bei Abwesenheitsarten ein Kürzel hinterlegt sein.

Tage ohne hinterlegte Arbeitszeit beim jeweiligen Mitarbeiter in den Mitarbeiterdetails werden grau dargestellt.

An diesen Tagen eingetragene Abwesenheiten werden nicht berücksichtigt, außer Sie haben in den Abwesenheitsarten die Auswahl arbeitsfreie Tage zählen gewählt.

Bereits freigegebene Abwesenheiten sind schwarz gefärbt, noch nicht freigegebene Abwesenheiten sind rot.

Wenn Sie den jeweiligen Eintrag mit der Maus berühren, sehen Sie im Mouse Over die Gesamtlänge der Abwesenheit. 

In der Ansicht Kalender stehen Ihnen verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung. 

  • Mandant
  • Gruppe
  • Mitarbeiter
  • Datum von/bis


Mit den nach links oder rechts weisenden Pfeilen gleich neben den Datumsfilter können Sie außerdem einen Monat vor oder zurück springen.

Oben rechts können Sie den Kalender exportieren.



Neue Abwesenheit hinzufügen und bearbeiten

Wenn Sie in eine leere Zeile klicken, öffnen sich die Abwesenheiten Details und Sie können die gewünschte Abwesenheit erstellen.

Mit einem Klick auf das Disketten-Symbol speichern Sie Ihre Eingaben.

Bereits genehmigte Abwesenheiten können nicht mehr verändert werden.

Diese muss gelöscht und neu erstellt werden.

Zum Löschen der Abwesenheit klicken Sie auf den Papierkorb


Abb.: Auswahlmöglichkeiten von Abwesenheit Details


Mehrfache Abwesenheiten

Für den selben Mitarbeiter können verschiedene Abwesenheitsarten gleichzeitig eingetragen werden. (Beispiel: 8 Stunden Home-Office & 8 Stunden Krankheit).

Wenn für einen Mitarbeiter eine Abwesenheitsart eingetragen wird, wobei für diesen Zeitraum die selbe Abwesenheitsart bereits eingetragen ist (Beispiel: 8 Stunden Urlaub + 8 Stunden Urlaub), erscheint beim Abspeichern eine Warnung in TROI.

Der Benutzer kann sodann die Abwesenheitsart bzw. den Zeitraum abändern oder durch erneutes Klicken des Speichern-Buttons den Speichervorgang erzwingen.



Feiertage

Gesetzliche Feiertage, die für ein gesamtes Bundesland gelten, werden in TROI importiert und angezeigt sobald Sie ein Land und ein Bundesland in den Mitarbeiterdetails der jeweiligen Mitarbeiter ausgewählt haben.

Spezifische Feiertage können Sie selbst in TROI hinterlegen indem Sie eine Abwesenheit erstellen und in der Maske bei Mitarbeiter alle Mitarbeiter auswählen.

Wenn ein Feiertag im System eingetragen ist, der bei Ihnen nicht gilt, können Sie diesen (nur als Super User) entfernen, indem Sie auf den Feiertag klicken und die Checkbox Diesen Feiertag für alle Mitarbeiter dieses Bundeslandes anzeigen? abwählen und anschließend mit einen Klick auf das Diskettensymbol speichern.


Abb.: Sichtbarkeit der gesetzlichen Feiertage


Fehlende Feiertage eintragen

Feiertage können ganz normal als Abwesenheit eingetragen werden. Personaladministratoren sind auch in der Lage, diese für alle Benutzer einzutragen.




Troubleshooting

Falsche Darstellung von freien Tagen

PROBLEM: 

Dem Mitarbeiter werden zu viele graue (freie) Tagen im Abwesenheitskalender angezeigt. Auch Urlaubstage werden nicht korrekt angezeigt.

LÖSUNG:

Erfahrungsgemäß tritt das Problem dann auf, wenn bei einem Mitarbeiter keine Arbeitszeit hinterlegt ist oder mehrere Arbeitsperioden hinterlegt sind, die einander zeitlich überlappen.

Zum Beispiel: 01.01.2019 bis 30.03.2019 und 01.03.2019 bis 31.07.2019. Der Monat März käme hier doppelt vor.

1. MitarbeiterBenutzer. Hier wählen Sie dann den Mitarbeiter aus, der im Abwesenheitskalender fehlerhaft angezeigt wird.

2. Wählen Sie den Reiter Arbeitszeit aus.

3. Überprüfen Sie, ob eine Arbeitszeit hinterlegt ist oder mehrere Perioden eingetragen wurden, von denen sich zwei überlappen.

4. Prüfen Sie auch, ob eine vergangene Periode vielleicht kein Enddatum hat. Da Arbeitszeitperioden ohne Enddatum als aktiv gelten, wäre auch dies eine Überlappung, die den Fehler verursachen kann.



Vorgehen für die erste Erfassung der Urlaube

PROBLEM: 

Was müssen wir beachten, wenn wir das erste Mal die Urlaube der Mitarbeiter erfassen?

LÖSUNG:

  1. Klicken Sie unter Administration   Abwesenheiten → Resturlaub in das Kästchen Urlaubsanspruch des Mitarbeiters. Erfassen Sie gemäß Ihrer Urlaubs-Daten den (noch vorhandenen) Urlaubsanspruch des Mitarbeiters für dieses Jahr. Erfassen Sie eventuellen Resturlaub vom Vorjahr. Legen Sie das Verfallsdatum für den Resturlaub vom Vorjahr fest (z.B. 31.03.XXXX). Prüfen Sie anschließend einmalig alle Spalten auf Korrektheit der berechneten Urlaubswerte.
  2. Geben Sie unter Administration   Mitarbeiter   Benutzer (Klick auf User/ Reiter Abrechnung) den grundsätzlichen Urlaubsanspruch des Mitarbeiters laut Arbeitsvertrags ein. Der hier eingetragene Urlaub bildet – auch in den Folgejahren - die Grundlage für den Urlaubsanspruch. Wurde in den Abwesenheiten für die Ersterfassung ein anderer Urlaubsanspruch hinterlegt, übersteuert der eingetragene Wert aus den Abwesenheiten den Eintrag aus den Mitarbeitereinstellungen - jedoch nur für das aktuelle Jahr.
  3. Erfassen Sie unter Administration   Mitarbeiter  Benutzer (Klick auf User/ Reiter Arbeitszeit) die Arbeitszeit jedes einzelnen Mitarbeiters. Tragen Sie darüber hinaus das Startdatum der Arbeitszeit ein (ab wann die Arbeitszeit- und Urlaubsauswertung greifen soll). Alternativ können Sie auch unter dem Reiter Abrechnung das Eintrittsdatum erfassen. Die Werte gleichen sich gegenseitig ab.



Spezielle Tage (Weihnachten, Silvester) ohne Urlaub freigeben

PROBLEM: 

Weihnachten und Sylvester geben wir immer ½ bzw. einen ganzen Tag frei. Wie kann ich das anlegen ohne dass dem Mitarbeiter Urlaub abgezogen wird?

LÖSUNG:

Klicken Sie unter Administration → Mitarbeiter → Abwesenheiten (Reiter Kalender) an dem gewünschten Tag in das Kästchen eines beliebigen Mitarbeiters. Wählen Sie im dropdown Mitarbeiter die Option alle Mitarbeiter . Wählen Sie im nächsten Schritt als Abwesenheitsart Betriebsruhe aus und geben an, ob diese für einen halben oder den ganzen Tag gelten soll.

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