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Das ist neu

Die neue digitale Belegerfassung kommt nicht nur in einem überarbeitetem Design, sondern auch mit vielen neuen Funktionen. Einfaches Handling, weniger Klicks und mehr Flexibilität – das war die Aufgabe, der wir uns gestellt haben. Denn wir möchten Ihnen eine zuverlässige Lösung bieten, die es ermöglicht, Ihren Buchhaltungsprozess zu vereinfachen. Mit der digitalen Erfassung von Rechnungen und Belegen in Troi können mit einem Klick alle notwendigen Informationen für den Steuerberater oder Ihr Steuerprogramm exportiert werden. Damit sparen Sie sich nicht nur den Papierkram, sondern sorgen auch für eine lückenlose digitale Dokumentation. Mehr dazu im Troi Update.

Wie bereits bei all unseren neuen Module haben wir im Besonderen die Usability überarbeitet, um ein einfaches und schnelles Bearbeiten zu ermöglichen. Dazu gehören: 

  • Neue Filtermöglichkeiten und Schnellzugriffe
  • Drag & Drop zum Gruppieren und Verschieben von Elementen
  • Kontextmenüs für eine direkte Bearbeitung von Elementen
  • Stapelverarbeitung zur schnellen Bearbeitung mehrerer Elemente
  • Optionales Ein- und Ausblenden von Spalten für einen schnelleren Überblick
  • Warnhinweise und Fehlermeldung mit weiterführenden Informationen

Zusätzlich zum Update unseres Buchhaltungsmoduls kommt eine neue Funktionalität in der Troi Live App hinzu. Denn damit ist ab sofort auch eine mobile Belegerfassung per Smartphone möglich. Mehr dazu hier.


Ein weiterer Vorteil für Sie – bis zum Jahresende können Sie sowohl das „alte" Buchhaltungsmodul sowie auch das neue Buchhaltungsmodul parallel benutzen und sich so in aller Ruhe mit dem neuen Modul auseinandersetzen. Beide Module werden mit einander synchronisiert und enthalten so automatisch immer alle Daten – egal auf welcher Ebene Sie diese eingeben.



Zugangsberechtigung Programm

Erweiterte Einstellung Zugriffsrechte

In der Zugangsberechtigung Programm für die Buchhaltung sind nun differenziertere Einstellungen möglich. So kann nun zwischen Buchung erfassen und Buchung abschließen unterschieden werden.

Buchung erfassen erlaubt die Erfassung aller notwendigen Informationen in Grunddaten und Projektzuordnung.

Nur mit Schreibzugriff auf Buchung abschließen ist eine Kontierung und das Journalisieren gestattet. 

Abb.: notwendige Zugangsberechtigungen Programm

Hochgeladene Dateien

Für die Belegerfassung notwendigen Dateianhänge können Sie im Reiter Hochgeladene Dateien verwalten.

Hier können Sie Dateien hochladen, löschen, umbenennen, gruppieren oder auch direkt einem Buchungsbeleg zuweisen.

Eine Gruppierung kann einfach per Drag&Drop erfolgen. Über das Kontextmenü oder weitere Aktionen können Sie eine Gruppierung wieder auflösen.

Ist eine Datei/Dateigruppe einem Buchungsbeleg zugewiesen, kann sie nicht erneut einem Buchungsbeleg zugewiesen werden.

Über weitere Aktionen, können Sie mehrere gewählte Dateien gleichzeitig aus einer Gruppierung lösen oder löschen.

Die Belegerfassung können Sie auch im Reiter Hochgeladene Dateien starten, indem Sie auf Buchungsbeleg ohne Dateianhang erstellen klicken, oder eine Datei/Dateigruppe einem Buchungsbeleg zuweisen. Selbstverständlich können Sie eine Datei auch nachträglich einem Buchungsbeleg zuweisen.

Oben links finden Sie ein Suchfeld sowie den Haupt-Filter. Im Hauptfilter sind mehrere Filter vorhanden, sodass Sie innerhalb der bereits hochgeladenen Dateien filtern können. Rechts oben finden Sie zudem noch zwei Schnell-Filter, wobei hier eine Filterung nach Mandant und Jahr möglich ist.

Über die Spaltenkonfiguration können Sie in der Dateienliste optionale Spalten ein- und ausblenden.



Abb.: Reiter Hochgeladene Dateien


Dateianhänge zulassen

Unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → kann mit der Option Dateianhänge zulassen das Hochladen von Dateien aktiviert oder deaktiviert werden.




Buchungsbelegformular

Im Buchungsbelegformular (aufgerufen im Reiter Hochgeladene Dateien über Zuweisen oder im Reiter Buchungsliste über +Neu oder Editieren eines bestehenden Belegs) können Sie dann alle relevanten Daten zur jeweiligen Buchung hinterlegen.

Das Buchungsbelegformular ist in Grunddaten, Projektzuordnung und Kontierung eingeteilt. Zudem finden Sie auf der rechten Seite die Vorschau der zum Buchungsbeleg zugewiesenen Datei.


Abb.: Buchungsbelegformular

Status-Icon

Jeder Abschnitt im Buchungsbelegformular hat eine Status Anzeige (blauer Kreis). Wenn Sie alle notwendigen Felder eines Abschnittes befüllt haben und den Beleg speichern, wird dies durch ein blaues Häkchen in der Statusanzeige des jeweiligen Abschnitts angezeigt.

Grunddaten

Im Abschnitt Grunddaten können Sie folgende Informationen eingeben:

  • Lieferant 
  • Belegnummer (Pflichtfeld)
  • interne Belegnummer (wird automatisch von Troi vergeben)
  • Betrag (Pflichtfeld) / Netto oder Brutto
  • Steuerschlüssel 
  • Belegdatum (Pflichtfeld) / Zahlungsziel
  • Buchungstext
  • Zahlungsweise / Zahlung durch Mitarbeiter


Abb.: Buchungsbelegformular → Grunddaten

Mit Hilfe der Tabulatortaste können Sie innerhalb der Grunddaten jeweils zum nächsten Feld springen.


Wahl des Steuerschlüssels

  • Wird ein Bruttobetrag eingegeben, ist die Angabe des Steuerschlüssels verpflichtend
  • bei einer Splitbuchung mit unterschiedlichen Steuersätzen der Splits, wählen Sie Mehrfachauswahl Steuer

Projektzuordnung

Im Abschnitt Projektzuordnung können Sie folgende Informationen eingeben:

  • Mandant
  • Buchung splitten
  • Projekt hinzufügen (Suche nach Kunde, Projekt oder Suchnummer / K-Nummer) und Auswahl des Unterprojektes
  • Kalkulationsposition

Abb.: Buchungsbelegformular → Projektzuordnung


Automatische Projektzuordnung

Unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → kann mit der Option automatische Projektzuordnung eingestellt werden, ob die Projektzuordnung immer manuell angegeben werden muss, oder ob bei keiner Angabe eine automatische Projektzuordnung auf ein von TROI automatisch erzeugtes Projekt oder auf ein hierfür ausgewähltes Projekt erfolgen soll.


Kontierung

Im Abschnitt Kontierung können Sie folgende Informationen je Buchungssplit eingeben:

  • Konto
  • Gegenkonto
  • Kostenstellen
  • Steuerschlüssel 
  • Betrag 
  • Optionen

Abb.: Buchungsbelegformular → Kontierung


Das Journalisieren ist möglich, sobald alle Abschnitte inkl. Kontierung im Buchungsbelegformular finalisiert sind (Häkchen gesetzt in den Statusanzeigen).

Wenn Sie die Kontierung nicht benötigen, können Sie die Kontierung für die Belegerfassung  in den Systemeinstellungen deaktivieren. Dies erfolgt in den Buchhaltungseinstellungen. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass eine Übertragung eines Belegs ins Journal nur möglich ist, wenn die Kontierung eines Buchungsbelegs abgeschlossen ist.


Kostenstellen

Unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → kann mit der Option Kostenstelle beim Buchen verpflichtend die Angabe von Kostenstellen aktiviert oder deaktiviert werden.

Weiterberechnet- und Bezahlt-Kennzeichnung

Unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Datenfeld Konfiguration → kann mit der Option Ankreuzfeld weiterberechnet und Ankreuzfeld bezahlt die Verfügbarkeit der Optionen konfiguriert werden.

Künstlersozialkasse (KSK)

Unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Datenfeld Konfiguration → kann mit der Option KSK ist aktiv die Möglichkeit aktiviert werden, Buchungen als relevant für die Künstlersozialkasse zu kennzeichnen.

Angehängte Dateien

Im rechten Bereich des Buchungsbelegformulars werden die dem Buchungsbeleg zugewiesenen Dateien angezeigt. Haben Sie noch keine Dateien dem Beleg zugewiesen oder wollen weitere Dateien zuweisen, können Sie dies auch hier direkt vornehmen.

Wählen Sie hier einzelne Dateien aus und speichern den Buchungsbelege, wird aus den einzelnen Dateien automatisch eine Dateiengruppe erstellt.

Weitere Einstellungsmöglichkeiten / weiterführende Informationen

Lieferant

Wählen Sie einen Lieferanten aus und dem gewählten Lieferanten ist ein Kreditorenkonto zugewiesen, wird dieses Konto als Gegenkonto im Abschnitt Kontierung bereits vorbelegt. Dies können Sie natürlich im Abschnitt Kontierung jederzeit ändern. Ist dem gewählten Lieferanten noch kein Kreditorenkonto zugewiesen, erhalten Sie eine entsprechende Informationsmeldung. Über das Plus-Icon können Sie jederzeit auch direkt einen neuen Lieferanten anlegen.

Erfassung Anzahl/Einzelpreis

Ist in den Systemeinstellungen > Buchhaltungseinstellungen die Erfassung Anzahl/Einzelpreis in der Buchhaltung eingeschaltet, wird Ihnen im Buchungsbelegformular in den Grunddaten ein Icon angezeigt, um in die Erfassung Anzahl/Einzelpreis in der Buchhaltung zu wechseln.

Zahlungsziel

Wenn Sie das Dropdown mit der Beschriftung Zahlungsziel öffnen können Sie festlegen, wie viele Tage netto dem Kunden zur Zahlung eingeräumt werden und wieviel Prozent Skonto er bei einer Zahlung, innerhalb ebenfalls wählbarer Tage, eingehalten werden darf.

Zahlungsziel aktivieren

Unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → kann mit der Option Zahlungsart aktivieren die Angabe eines Zahlungsziels aktiviert oder deaktiviert werden.

Splitten

Um eine Splitbuchung vorzunehmen, wählen Sie im Abschnitt Projektzuordnung Buchung splitten. Splitpositionen werden dabei immer als Netto angegeben. Bei einer Splitbuchung können Sie mehrere Kunden, Projekte, Unterprojekte und Kalkulationspositionen hinzufügen (solange bis der noch nicht verbuchte Betrag 0 ist). Weiterhin können Sie bei einer Splitbuchung für jeden Split einen separaten Steuerschlüssel und Betrag angeben. Neben der Auswahl bestehender Kalkulationspositionen können Sie bei der Splitbuchung über das Plus-Icon auch eine neue Kalkulationsposition erzeugen und direkt verwenden. Unterprojekte, welche keine Fremdleistung enthalten, werden dabei orange hinterlegt.



Buchungsliste

Wenn Sie das Icon Buchungen aufrufen, befinden Sie sich direkt im Reiter Buchungsliste.

Im Reiter Buchungsliste haben Sie die Möglichkeit Buchungen zu erfassen und zu bearbeiten.

Hier finden Sie eine Übersicht über alle bereits erfassten Buchungen.

Sie erhalten in jeder Zeile den Überblick über eine einzelne Buchung und darunter noch einmal die Gesamtsumme aller Buchungen.

Über die Spaltenkonfiguration können Sie in der Buchungsliste optionale Spalten ein- und ausblenden.

Wenn Sie mit der Maus in der Zeile eines Buchungsbelegs sind, sehen Sie drei eingeblendete Icons, mit denen Sie folgende Aktionen durchführen können:

  • Buchungsbelege editieren (Stift)
  • Buchungsbeleg ins Journal übertragen (Einstellungsrädchen)
  • Buchungsbeleg löschen (Papierkorb)

Einen Beleg können Sie auch direkt über den Button journalisieren in der Spalte Aktion weiterverarbeiten..

Über die Checkboxen vor jeder einzelnen Zeile, können Sie mehrere Belege auswählen und dann u.a. über weitere Aktionen gleichzeitig mehrere Belege löschen oder journalisieren.

Um den Überblick in der Buchungsliste zu behalten, finden Sie links oben ein Suchfeld sowie den Haupt-Filter. Im Hauptfilter sind mehrere Filter vorhanden, sodass Sie eine für sich individuelle Ansicht erstellen können. Rechts oben finden Sie zudem noch zwei Schnell-Filter, wobei Sie hier nach Mandant und Jahr filtern können.


Abb.: Reiter Buchungsliste



Journal

Im Reiter Journal finden Sie eine Liste aller erfassten Buchungen, die Sie ins Journal übertragen haben.

Hier steht Ihnen links oben ein Suchfeld sowie der Haupt-Filter zur Verfügung. Im Haupt-Filter sind mehrere kombinierbare Filter vorhanden, sodass Sie eine für sich individuelle Ansicht erstellen können. Rechts oben finden Sie zudem noch zwei Schnell-Filter, wobei Sie hier nach Mandant und Jahr filtern können.

Über die Spaltenkonfiguration können Sie im Journal optionale Spalten ein- und ausblenden.

Wenn Sie mit der Maus über einen Buchungsbeleg fahren, sehen Sie bis zu zwei eingeblendete Icons mit denen Sie folgende Aktionen durchführen können:

  • Buchungsbeleg ansehen (Auge): es öffnet sich das Buchungsbelegformular im Lese-Modus
  • Buchungsbeleg stornieren (Minus)

Abb.: Reiter Journal


Buchungen stornieren

Im Journal archivierte Buchungen können Sie nicht mehr bearbeiten, Sie können jedoch Buchungen dort stornieren.

Über das Minus-Icon, welches in jeder Buchungszeile eingeblendet wird, können Sie die gewünschte Buchung stornieren. Eine stornierte Buchung wird dann ausgegraut im Journal angezeigt.

Eine Stornierung kann derzeit immer nur einzeln je Buchung erfolgen. Zur Sicherheit erfolgt vor der Stornierung noch einmal eine Abfrage, ob Sie wirklich stornieren möchten.



Import Export

Im Reiter Import Export haben Sie die Möglichkeit, die Buchungen aus dem Journal für Ihr Buchhaltungsprogramm zu exportieren oder Buchungen zu importieren.

Wie in den anderen Reitern auch, finden Sie links oben ein Suchfeld sowie den Haupt-Filter. Rechts oben finden Sie im Reiter Import Export zusätzlich einen Schnell-Filter um unverarbeitete Buchungen, alle Buchungen sowie die einzelnen Buchungsläufe sich anzeigen zu lassen.

Über die Spaltenkonfiguration können Sie im Reiter Import Export optionale Spalten ein- und ausblenden.

Wenn Sie mit der Maus in der Zeile eines Buchungsbelegs sind, sehen Sie bis zu zwei eingeblendete Icons mit denen Sie folgende Aktionen durchführen können:

  • Buchungsbeleg ansehen (Auge): es öffnet sich das Buchungsbelegformular im Lese-Modus
  • Buchungsbeleg stornieren (Minus)


Abb.: Reiter Import Export

Über die Checkboxen vor jeder einzelnen Buchungszeile in den unverarbeiteten Buchungen, können Sie eine oder mehrere Buchungen auswählen und dann über weitere Aktionen die gewählte(n) Buchung(en) exportieren.

Abb.: Exportdialog

Untere weitere Aktionen können Sie auch Buchungen nach Troi importieren.


Buchhaltungssoftware

Unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → kann mit der Option Buchhaltungssoftware die korrekte Buchhaltungssoftware für den Export und Import ausgewählt werden.

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