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Mit Projektaufgaben können Sie festlegen, welche Phase oder Kalkulationsposition von welchen Mitarbeiter erledigt werden soll. 


Ansichten

Mit einem Klick auf den grauen Würfel beim Filter Mandanten können Sie die Ansichten wechseln. 

Folgende Ansichten sind verfügbar:

  • Aufgabenliste
  • Aufgabenboard
  • Beschlussliste

Abb.: Position des grauen Würfels, um Ansichten zu wechseln




Aufgabenliste

Filtermöglichkeiten

  • Mandant
  • Kunde
  • Projekt
  • Unterprojekt
  • von Mitarbeiter
  • an Mitarbeiter
  • Benutzer
  • Status
  • Anzahl pro Seite
  • Aufgabenart
  • Zeitraum von/bis


Abb.: Standardansicht der Aufgabenliste-Ansicht


Sie können zu den angezeigten Aufgaben alle wichtigen Informationen auf einen Blick sehen. Dazu gehören:

  • Priorität
  • Ticketnummer
  • Betreff
  • Kunde
  • Projektnummer
  • Tätigkeit /Position
  • Kommentar
  • von/bis
  • Restzeit
  • erstellt am
  • geändert am
  • vorbereitet/aktiv
  • Status
  • von Mitarbeiter
  • an Mitarbeiter


Neue Projektaufgaben hinzufügen und bearbeiten

Über das Plus-Symbol legen Sie eine neue Projektaufgabe an.


Abb.: Standardansicht für die Anlage einer neuen Projektaufgabe (Teilausschnitt)


Zuordnung

Die Zuordnung steuert für welchen Kunden die Aufgabe angelegt werden soll.

Sie haben die Möglichkeit die Zuordnung bis hin zu der spezifischen Kalkulationsposition auf die gearbeitet werden soll zu erfassen.

Damit auf die Aufgabe Stunden erfasst werden können, ist es notwendig die Zuordnung bis hin zur Kalkulationsposition zu erfassen.

Für jede Aufgabe wird eine einzigartige Ticket-Nummer erzeugt.


Titel / Beschreibung / Laufzeit

Der Titel soll eine schnelle Zuordnung der Projektaufgabe ermöglichen.

Die Beschreibung können Sie manuell erfassen oder aus einem Textbaustein wählen, nähere Informationen dazu finden Sie unter Textbausteine.

Die Laufzeit gibt dem Mitarbeiter die Information, in welchen Zeitraum er die Aufgabe bearbeiten soll.

Zusätzlich hat die Laufzeit Auswirkung auf die Auslastungsanzeige. 


von Mitarbeiter / An Mitarbeiter

In diesem Abschnitt wählen Sie von wem die Aufgabe an welche Mitarbeiter gestellt wird.

Mit Hilfe der Pfeiltasten zwischen beiden Feldern können Sie die Mitarbeiter navigieren:

  • << alle Mitarbeiter in die linke Spalte schieben
  • < den aktivierten Mitarbeiter in die linke Spalte schieben
  • > den aktivierten Mitarbeiter in die rechte Spalte schieben
  • >> alle Mitarbeiter in die rechte Spalte schieben


Die Mitarbeiter sind alphabetisch sortiert und jeweils ihrem Anfangsbuchstaben zugeordnet.

Mit Klick auf den Buchstaben können Sie die einzelnen Namen auf- und zuklappen.

Unter den Fenstern stehen Ihnen jeweils noch die Buttons alle auswählen und alle zu-/aufklappen zur Auswahl.

Mit ersterem können Sie alle Namen einer Spalte markieren und sie so zum Beispiel zusammen verschieben.

Mit alle zu-/aufklappen öffnen oder schließen Sie alle Buchstaben auf einmal. 

Sofern Sie die Ressourcen Planung in den Systemeinstellungen aktiviert haben, erhalten Sie im gewählten Zeitraum die Auslastung des Mitarbeiters angezeigt.

Ordnen Sie über die Pfeiltasten die Mitarbeiter der Aufgabe zu.


Ressourcen-Planung

Anschließend können Sie eine detaillierte Ressourcen-Planung durchführen und auswählen, welcher Mitarbeiter wann und wie lange an der Aufgabe arbeiten soll. 

Sie können in der Ressourcen-Planung sowie auch im vorherigen Bereich der zugeordneten Mitarbeiter die prozentuale Auslastung jedes Mitarbeiters sehen.

Sie errechnet sich an Hand der zugeteilten Stunden und dem Arbeitstag, den Sie für den Mitarbeiter angelegt haben.

Wurde für den Mitarbeiter ein Arbeitstag von 8 Stunden angelegt, würde eine Zuweisung von 4 Projektstunden also eine tägliche Auslastung von 50 % verursachen.

Wenn Sie mit den Mitarbeiter oder die Auslastung berühren werden Ihnen Detailinformationen zur Auslastung des Mitarbeiters angezeigt. 


 Eine prozentuale Auslastung kann nur angezeigt werden, wenn für den Mitarbeiter überhaupt die Dauer des Arbeitstages hinterlegt wurde.

An externe Kontakte

Mit dem Workspace können Sie Aufgaben mit externen Kontakten teilen. Wählen Sie einen Kontakt aus und fügen ihn über das Plus-Symbol der Aufgabe hinzu. Der Kontakt erhält anschließend eine Email mit einem Login zum Workspace.

Die externen Kontakte werden anschließend in der Mitarbeiterliste als Externe Benutzer angezeigt.


Kommentar

Kommentare werden in chronologischer Reihenfolge erfasst und geben dem Mitarbeiter die Möglichkeit seinen Fortschritt zu dokumentieren oder Informationen für den Aufgabensteller zu erfassen. 


Zusätzliche Informationen

In diesem Abschnitt definieren Sie die Priorität der Aufgabe, den Status und welche Mitarbeiter auf die Aufgabe Zugriff haben.

Zusätzlich können Reminder gesetzt, die Aufgabe im Kalender angezeigt oder Attachments erfasst werden.


Aufgabe aktivieren

Ist die Aufgabe auf eine Kalkulationsposition zugeordnet, können Sie die Aufgabe auf aktiv setzen.

Somit ist die Aufgabe für die Stundenerfassung freigegeben und die E-Mail Benachrichtigungen sind aktiviert.

Für eine Projektaufgabe die lediglich vorbereitet ist, werden noch keine E-Mail Benachrichtigungen versendet. 


Stunden auf Projektaufgaben erfassen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten Stunden auf eine Projektaufgabe zu erfassen. 

Klickt ein Mitarbeiter in eine aktive Projektaufgabe, erscheint im unteren Bereich die Möglichkeit zur Stundenerfassung.

Mit einen Klick auf das Plus-Zeichen werden die Stunden erfasst.

Mit einen Klick auf das Disketten-Symbol werden Änderungen an der Projektaufgabe gespeichert und mit einen Klick auf das Druck-Symbol können Sie, sofern ein Template hinterlegt ist, die Projektaufgabe ausdrucken.


Abb.: Stunden über die Projektaufgabe erfassen


Berührt ein Mitarbeiter in der Aufgabenübersicht die Projektaufgabe erscheinen drei zusätzliche Felder in der rechten Spalte. 

  • Projektaufgabe kopieren
  • Time Tracker starten 
  • Stunden eintragen 


Abb.: Position des kopieren -, TimeTracker starten - und des  Stunden eintragen -Buttons



Aufgabenboard

Abb.: Standardansicht der Aufgabenboard-Ansicht



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