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Die Mehrwertsteuer in Deutschland wird befristet vom 1.7.2020 bis 31.12.2020 gesenkt. Der reguläre Steuersatz sinkt dabei von 19 % auf 16 %, der reduzierte Steuersatz von 7 % auf 5 %. (Quelle)

Im Folgenden haben wir für Sie zusammengestellt, welche Anpassungen in Troi erfolgen, wie wir Sie bei der Umstellung unterstützen und wo Sie als Nutzer agieren müssen.


Unterstützung durch Troi

Steuersätze werden zur Verfügung gestellt

Die neuen Steuersätze 16% und 5% werden sowohl für die Umsatzsteuer als auch für die Vorsteuer systemseitig von Troi für alle Kunden in Deutschland rechtzeitig durch ein Update zur Verfügung gestellt.


Abb.: Steuersätze in der Kundenliste nach dem 25. Juni 2020


Unterstützung

Sollten Ihnen die neuen Steuersätze 16% und 5% nach dem 25. Juni 2020 fehlen und benötigt werden, kontaktieren Sie gerne unser HelpDesk

Steuersätze werden sichtbar dargestellt

In der Kundenliste unter Projekte → Kundenliste → Grunddaten → Steuersatz sichtbar/änderbar und auch unter KontakteFirmenkontakt auswählenKundendaten findet sich die Option, ob der Steuersatz in den Projekt-Grunddaten sichtbar ist, nur angezeigt werden soll oder auch änderbar ist.

Wichtig: Zusammen mit den neuen Steuersätzen werden wir alle Datensätze bearbeiten und diese Option von nicht anzeigen auf anzeigen verändern. Dadurch werden keine funktionalen Rechte verändert, sondern lediglich die Anzeige der Steuersätze in den Grunddaten und in den Rechnungen aktiviert. Bei Kunden, welche die Einstellung änderbar haben wird keine Anpassung vorgenommen.

Abb.: Auf anzeigen eingestellte Option in der Kundenliste


Super-User

Als Super-User ist der Steuersatz in den Projekt-Grunddaten und in der Rechnung jederzeit änderbar, unabhängig von der vorgenannten Einstellung.



Hinweise zur Programmlogik

Steuersätze innerhalb des Projektes

Innerhalb des Projektes werden nun in den Grunddaten und in den Rechnungen die jeweiligen Steuersätze angezeigt.

Steuersatz in den Grunddaten

Beim Erstellen eines Projektes wird der zum Erstellungszeitpunkt des Projektes in Troi beim Kunden hinterlegte Steuersatz in die Grunddaten übernommen. Dieser Steuersatz wird für das Angebot, die Anfrage und die Beauftragung verwendet.

Durch die aktivierte Einstellung Steuersatz sichtbar/änderbar → änderbar in der Kundenliste (siehe oben) oder durch den Super-User kann der Steuersatz verändert werden. 

Durch die Änderung des Steuersatzes in der Kundenliste / in den Kundendaten wird der Steuersatz von bestehenden Projekten nicht automatisch verändert!


Abb.: Mehrwertsteuer-Auswahl in den Projekt-Grunddaten


Steuersatz in der Rechnung

Beim Erstellen einer Rechnung wird der zum Erstellungszeitpunkt der Rechnung in Troi beim Kunden hinterlegte Steuersatz in die Rechnung übernommen. 

Durch die aktivierte Einstellung Steuersatz sichtbar/änderbar → änderbar in der Kundenliste (siehe oben) oder durch den Super-User kann auch hier der Steuersatz verändert werden. 

Durch die Änderung des Steuersatzes in der Kundenliste / in den Kundendaten wird der Steuersatz von bereits gestellten Rechnungen nicht verändert! Der Steuersatz wird nur für neu erzeugte Rechnungen übernommen.


Abb.: Mehrwertsteuer-Auswahl in der Rechnung



Was müssen Troi Nutzer auf Projektebene beachten?

Bitte prüfen Sie unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → die Option MwSt. in Preislisten und Kalkulationspositionen ermöglichen.

Ist die Option deaktiviert, fahren Sie bitte mit dem Abschnitt Einfache Mehrwertsteuer fort.

Ist die Option aktiviert, fahren Sie bitte mit dem Abschnitt Multiple Mehrwertsteuer fort.


Abb.: Aktivierte Systemeinstellung

Einfache Mehrwertsteuer

Im einfachsten Anwendungsfall kann Troi nun weiter benutzt werden.

Hierbei müssen Sie bei allen Kunden, für welche Sie im betroffenen Zeitraum Projekte anlegen oder Rechnungen schreiben, den Steuersatz vor Projekterstellung bzw. Rechnungsstellung in der Kundenliste unter Projekte → Kundenliste → Grunddaten oder unter KontakteFirmenkontakt auswählenKundendaten ändern.

Alternativ können Sie die Einstellung Steuersatz sichtbar/änderbar → änderbar für die betroffenen Kunden aktivieren. Dies hat den Vorteil, dass Sie die Steuersätze in der Kundenliste bzw. in den Kundendaten zum 31.12.2020 nicht erneut bearbeiten müssen. Der Nachteil hierbei ist, dass Sie den Steuerschlüssel in jedem neuen Projekt und in jeder Ausgangsrechnung manuell einstellen müssen.

Massenbearbeitung durch unser HelpDesk

Gerne können Sie unser HelpDesk mit einer Massenbearbeitung im Rahmen der Datenbankadministration beauftragen. Diese Leistung wird gemäß unserer Preisliste abgerechnet. Zwecks Aufwandsschätzung und Beauftragung der Massenbearbeitung erstellen Sie bitte ein Ticket

Bitte geben Sie in der Beschreibung des Tickets "Einfache Mehrwertsteuer" an.

Multiple Mehrwertsteuer 

In diesem Fall verwenden Sie für jede Preislistenposition und für jede Kalkulationsposition einen eigenen Steuersatz.

Die Ausgabe der Mehrwertsteuer in allen Dokumenten ist nicht von der Kundenkonfiguration, sondern von der Konfiguration Ihrer Preislistenpositionen und Kalkulationspositionen abhängig.

Unter ProjektadministrationPreisliste und unter ProjekteProjektlisteProjekt auswählenKalkulation haben Sie die Möglichkeit die Mehrwertsteuersätze einzelner Positionen zu verändern.


Abb.: Multiple Mehrwertsteuer in der Kalkulation



Abb.: Multiple Mehrwertsteuer in der Preisliste


Massenbearbeitung durch unser HelpDesk

Gerne können Sie unser HelpDesk mit einer Massenbearbeitung im Rahmen der Datenbankadministration beauftragen. Diese Leistung wird gemäß unserer Preisliste abgerechnet. Zwecks Aufwandsschätzung und Beauftragung der Massenbearbeitung erstellen Sie bitte ein Ticket.

Bitte geben Sie in der Beschreibung des Tickets "Multiple Mehrwertsteuer" an.

Die Massenbearbeitung würde alle Projekte betreffen.

Sollten Sie spezifische Projekte geändert haben wollen, füllen Sie bitte die Excel Mehrwertsteuer_Umstellung (Reiter MwSt. - Projekte) aus und hängen diese an das Ticket an.



Was müssen Troi Nutzer auf Buchhaltungsebene beachten?

Anlage von Konten in der Administration Buchhaltung

Unter Administration Buchhaltung → Konten haben Sie die Möglichkeit weitere Buchhaltungskonten anzulegen. Es bedarf neuer Steuersätze und neuer Zuordnungen dieser Steuersätze im jeweiligen Sachkonto des Aufwands oder Ertrags. Welche das sind, die von Ihnen benötigt werden, erfahren Sie von Ihrem Steuerberater.

Beispiele: Fremdleistungen 16% Vorsteuer oder Erlöse 16% Umsatzsteuer.


Abb.: Anlage eines Kontos

Änderung der Steuersätze in der Administration Buchhaltung

Unter Administration Buchhaltung → Konten haben Sie die Möglichkeit bei bestehenden Buchhaltungskonten den Standardsteuersatz zu verändern.

Sie können diesen Schritt überspringen, wenn Sie beim Erfassen von Buchungen stets den richtigen Steuersatz manuell auswählen (siehe unten).

Massenbearbeitung durch unser HelpDesk

Gerne können Sie unser HelpDesk mit einer Massenbearbeitung im Rahmen der Datenbankadministration beauftragen. Diese Leistung wird gemäß unserer Preisliste abgerechnet. Zwecks Aufwandsschätzung und Beauftragung der Massenbearbeitung erstellen Sie bitte ein Ticket.

Bitte geben Sie in der Beschreibung des Tickets "Administration Buchhaltung" an.

Anpassung der Erlös- und Aufwandskonten in der Preisliste

Unter ProjektadministrationPreisliste haben Sie die Möglichkeit (länderspezifische) Erlös- und Aufwandskonten bei einzelnen Preislistenpositionen zu hinterlegen.

Die aktualisierten Erlös- und Aufwandskonten bei einzelnen Preislistenpositionen werden dann in die Projekte übernommen, wenn Sie neue Kalkulationspositionen aus der Preisliste hinzufügen.

Sie können diesen Schritt überspringen, wenn Sie stets die manuelle Kontierung von Ausgangsrechnungen vornehmen (siehe unten).


Abb.: Anpassung des Erlöskontos eines Preislistenposition


Massenbearbeitung durch unser HelpDesk

Gerne können Sie unser HelpDesk mit einer Massenbearbeitung im Rahmen der Datenbankadministration beauftragen. Diese Leistung wird gemäß unserer Preisliste abgerechnet. Zwecks Aufwandsschätzung und Beauftragung der Massenbearbeitung erstellen Sie bitte ein Ticket

Bitte geben Sie in der Beschreibung des Tickets "Erlös- und Aufwandskonten" an.

Bitte füllen Sie die Excel Mehrwertsteuer_Umstellung (Reiter Kontenwechsel - Preisliste) aus und hängen diese an das Ticket an.

Erfassen von Buchungen mit den neuen Steuersätzen

Unter BuchhaltungBuchungen (alt) haben Sie wie gewohnt die Möglichkeit Buchungen zu erfassen. Dabei stehen Ihnen auch die Steuersätze 5% und 16% jeweils für die Vorsteuer und Umsatzsteuer zur Verfügung.


Abb.: Erfassung einer Buchung mit den neuen Steuersätzen

Durchführen der Kontierung von Ausgangsrechnungen

Unter Buchhaltung Ausgangsrechnungen → geschlossene Rechnungen haben Sie wie gewohnt die Möglichkeit, geschlossene Rechnungen zu kontieren.

Hier können Sie die Erlöskonten der Rechnungen pflegen, insbesondere wenn der Schritt Anpassung der Erlös- und Auftragskonten in der Preisliste übersprungen wurde oder die neuen Erlöskonten noch nicht in die Projekte übernommen wurden.




Erhöhung der Mehrwertsteuer nach dem 31.12.2020

Steuersätze

Die neuen Steuersätze 16% und 5% werden sowohl für die Umsatzsteuer als auch für die Vorsteuer werden nach dem 31.12.2020 systembedingt weiterhin vorhanden und sichtbar bleiben.

Handlungen des Nutzers auf Projektebene

Sofern unter dem oben genanten Abschnitt Änderungen in der Kundenliste / den Kundendaten, den Projekt-Grunddaten, der Preisliste und / oder den Kalkulationspositionen vorgenommen wurden, müssen diese Änderungen zum Zeitpunkt der geplanten Erhöhung der Mehrwertsteuer wieder in den Zustand vor der Senkung der Mehrwertsteuer versetzt werden.

Massenbearbeitung durch unser HelpDesk

Gerne können Sie unser HelpDesk mit einer Massenbearbeitung im Rahmen der Datenbankadministration beauftragen. Diese Leistung wird gemäß unserer Preisliste abgerechnet. Zwecks Aufwandsschätzung und Beauftragung der Massenbearbeitung erstellen Sie bitte ein Ticket. In Kürze stellen wir Ihnen ein Formular zur Abfrage der von uns benötigten Informationen zur Verfügung.

Handlungen des Nutzers auf Buchhaltungs-Ebene

Sofern unter dem oben genanten Abschnitt Änderungen an den Steuersätzen der Konten und / oder den Erlös- und Aufwandskonten innerhalb der Preisliste  vorgenommen wurden, müssen diese Änderungen zum Zeitpunkt der geplanten Erhöhung der Mehrwertsteuer wieder in den Zustand vor der Senkung der Mehrwertsteuer versetzt werden.

Massenbearbeitung durch unser HelpDesk

Gerne können Sie unser HelpDesk mit einer Massenbearbeitung im Rahmen der Datenbankadministration beauftragen. Diese Leistung wird gemäß unserer Preisliste abgerechnet. Zwecks Aufwandsschätzung und Beauftragung der Massenbearbeitung erstellen Sie bitte ein Ticket. In Kürze stellen wir Ihnen ein Formular zur Abfrage der von uns benötigten Informationen zur Verfügung.

Jahreswechselleitfaden

Wie gewohnt wird Troi rechtzeitig zum Jahreswechsel 2020 / 2021 einen Leitfaden mit weiteren Details hierzu herausgeben. Den Jahreswechselleitfaden 2019 / 2020 finden Sie hier.